現在の仕事を分解
担当者、作業手順、データ、 使用ツール、所要時間などを 工程単位で整理します。
WORKFLOW ANALYSIS
AIを導入する前に、
仕事の流れを見える化する。
効果的な業務自動化は、 現在の仕事を正しく理解することから始まります。 誰が、いつ、どんな情報を受け取り、 何を判断し、どのシステムへ入力しているのか。 まずは現状を工程ごとに整理します。
重複入力、待ち時間、転記、属人化、 例外対応などを洗い出し、 AIに任せる工程、人が判断する工程、 プログラムで自動処理する工程を明確にします。 Three B Digital Labが分析し、 Crayon Boxの開発チームと実装可能な改善案へつなげます。
現行業務を可視化 無駄・重複を発見 AI適用ポイント診断 改善優先順位 改善後フロー設計
01
VISUALIZE 仕事を見える化
02
ANALYZE 課題を発見
03
REDESIGN 改善後を設計
ANALYZE BEFORE AUTOMATION
「何となく行っている仕事」を、
設計できる情報へ変えます。
実際の現場には、 マニュアルには書かれていない判断や、 担当者だけが知っている例外処理が数多く存在します。 そこを整理しないまま自動化すると、 別の場所に手作業が残るだけになることがあります。
問題を見える形にする
作業回数、待ち時間、 転記、差し戻し、ミスなど、 改善対象を具体的にします。
改善後の流れを設計
AI、自動処理、人による判断を組み合わせ、 現実的に運用できる新しい業務フローを考えます。
6 ANALYSIS POINTS
業務を6つの視点から、
具体的に確認します。
単に作業手順を並べるだけではありません。 誰が担当し、何を使い、 何を基準に判断し、 例外時にはどう動いているのかまで整理します。
01 PEOPLE
担当者と役割
作業担当者、承認者、 引き継ぎ先、 特定の人だけが行っている判断を整理します。
02 PROCESS
工程と順序
開始条件、処理順序、 待ち時間、差し戻し、 完了条件まで可視化します。
03 DATA
入力データ
メール、PDF、CSV、フォーム、 顧客情報など、 必要な情報の場所と形式を確認します。
04 DECISION
判断ルール
金額、期限、内容、 顧客区分など、 担当者が使っている判断基準を言語化します。
05 SYSTEM
使用システム
WordPress、メール、表計算、 基幹システム、クラウドサービスなどの データ移動を確認します。
06 EXCEPTION
例外とリスク
入力不足、重複、 誤認識、権限不足、 確認漏れなどの例外対応を整理します。
REPORT PROCESS
現在の仕事を理解してから、
改善案へ進みます。
資料だけを見て判断するのではなく、 実際に業務を担当している方から話を伺い、 通常処理と例外処理の両方を確認します。
- 01 MATERIAL
資料を確認
帳票、入力画面、 マニュアル、メール例など、 実際に利用している資料を確認します。
- 02 HEARING
担当者へヒアリング
普段の業務の流れ、 困っている場面、 特殊な対応について伺います。
- 03 MAPPING
現行フローを作成
担当者、使用データ、 時間、システムを配置し、 現在の仕事を図として整理します。
- 04 ASSESSMENT
AI適性を評価
自動化の可能性、 期待できる効果、 難易度、リスクを工程ごとに評価します。
- 05 REDESIGN
改善案を提示
優先順位、 導入範囲、 必要なAIや連携方法を整理します。
COMMON FINDINGS
分析すると見えてくる、
代表的な業務課題。
01 二重入力
CURRENT
同じ情報を複数の画面やファイルへ転記している。
IMPROVE
入力元を整理し、情報の流れを一本化する。
AI / AUTO
情報抽出・形式変換・自動登録。
02 確認待ち
CURRENT
承認者の確認を待つ間、作業全体が止まっている。
IMPROVE
確認内容、期限、通知方法を明確にする。
AI / AUTO
要点整理・承認依頼・催促通知。
03 属人化
CURRENT
特定の担当者だけが判断基準を理解している。
IMPROVE
経験に依存していた判断基準を言語化する。
AI / AUTO
判定補助・不足情報の提示。
04 資料作成の反復
CURRENT
毎回ほぼ同じ構成の文章や資料を作っている。
IMPROVE
定型部分をテンプレートとして整理する。
AI / AUTO
入力内容から下書きを生成。
05 例外処理の混在
CURRENT
通常案件と特殊案件が同じ業務経路で処理されている。
IMPROVE
通常処理と特殊処理の経路を分離する。
AI / AUTO
条件分岐・担当者への引き継ぎ。
AI
OUR ANALYSIS POLICY
「AIを入れない方がいい工程」も、
分析結果として明確にします。
AIを使えばすべて改善できるとは考えていません。
自動化効果が小さい仕事、
責任の重い判断、
入力データや業務ルールが整理されていない工程では、
先に仕事の進め方そのものを改善した方がよい場合があります。 REPORT OUTPUT
分析結果を、
次の判断に使える形へ。
単なる感想や改善アイデアではなく、 導入判断やシステム設計へ進めるための情報として整理します。
現行業務フロー
現在の工程、担当者、データ、使用システムを整理。
課題一覧
重複、待ち時間、属人化、例外処理などを整理。
AI適用候補
AIや自動処理を適用できる工程を抽出。
改善優先順位
効果、難易度、リスクから着手順を整理。
改善後フロー
AI・自動処理・人の役割を組み合わせて再設計。
必要な連携・注意点
データ連携、システム接続、運用上の注意を整理。
OUR TEAM
業務を整理する視点と、
実装できる技術を一つに。
Three B Digital Lab
- 業務ヒアリング
- 現行フロー整理
- 課題・改善候補の抽出
- AI導入優先順位の整理
- 導入プランのご提案
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Crayon Box
- 技術的実現性の確認
- AIエージェント設計
- WordPress・API連携
- 自動処理プログラム開発
- テスト・技術調整
FAQ
事務フロー分析について
よくあるご質問
分析だけのご依頼や、 資料が整っていない場合についてもご相談いただけます。
分析だけ依頼して、開発は後からでも大丈夫ですか？
可能です。 まず現在の課題と改善優先順位を整理し、 社内で検討した後、 必要な工程だけ開発へ進むことができます。
業務マニュアルがありません。
問題ありません。 実際に使用している画面、 メール、帳票などを確認し、 担当者へのヒアリングから現在の業務を整理します。
小規模な会社でも分析する意味がありますか？
少人数の会社では、 特定の担当者へ仕事が集中しやすいため、 業務の見える化や属人化対策に役立つ場合があります。
どのような内容をレポートにまとめますか？
現行業務フロー、課題、 AI適用候補、改善優先順位、 改善後の業務フロー、 必要なシステム連携や注意点などを整理します。
WORKFLOW ANALYSIS CONSULTING
何をAI化するか決める前に、
現在の仕事を一度整理しませんか？
今の業務をお聞きし、
自動化できる仕事、
人が残るべき仕事、
先に業務改善すべき部分を整理します。 CONSULTING & ANALYSIS THREE B DIGITAL LAB