「毎月同じような作業に追われて、肝心の仕事に集中できない」——経理・総務・人事の担当者なら、一度はそう感じたことがあるんじゃないかと思う。請求書の整理、勤怠データの確認、社内アナウンスの文章作成、採用連絡のメール返信……どれも大切な仕事だけど、正直いって「毎回ゼロから考える必要のない作業」が多い。
そこで今回は、経理・総務・人事のそれぞれに絡む定型業務を、AIをつかってどう時短できるのかを具体的に紹介していく。「AIって難しそう」と思っている人にも分かりやすく説明するので、ぜひ最後まで読んでみてほしい。
経理業務でAIが活躍できる場面
請求書・領収書のデータ化と仕訳補助
紙やPDFで届いた請求書や領収書を、手入力で会計ソフトに登録している会社はまだまだ多い。これ、AIを使うと大幅に楽になる。
具体的には、OCR（文字認識）機能を持つAIツールを使うと、スキャンした書類から金額・日付・取引先名などを自動で読み取れる。さらにChatGPTのような生成AIと組み合わせると、「この取引の勘定科目は何になりそうか」という仕訳の候補を出してもらうことも可能だ。
もちろん最終的な確認・承認は人間が行う必要があるけど、「入力→確認」という流れに変えるだけで、作業時間はぐっと短くなる。
月次レポートの下書き作成
毎月の売上報告や経費集計のまとめ文章を、Excelのデータを見ながら一から書いている担当者も多いと思う。これもAIに任せられる作業のひとつ。
表計算ソフトの数値をテキストでAIに渡して、「先月比・前年比を交えた月次報告の文章を書いて」と指示するだけで、報告文の下書きがすぐに出てくる。あとは数字の確認と微調整をするだけでいい。
総務業務でAIが活躍できる場面
社内連絡・お知らせ文の作成
「来月から駐車場のルールが変わります」「〇〇システムがメンテナンスで停止します」——こういった社内アナウンス文を毎回考えるのは地味に手間がかかる。
AIに「対象者・内容・日時・注意点」を箇条書きで渡して「社内向けお知らせ文を書いて」と頼めば、丁寧でわかりやすい文章がすぐに出てくる。書き方に迷う時間がなくなるだけでも、かなりストレスが減る。
社内規程・マニュアルの整備サポート
「規程やマニュアルを整備したいけど、文章を作るのが大変で後回しになっている」という会社は多い。AIは文書の下書き作成が得意なので、箇条書きや口頭メモをベースに規程・マニュアルの文章化を一気に進められる。
「このメモをもとに、就業規則の副業に関する条項の素案を作って」といった使い方が実際に有効だ。ただし、法律に関わる内容は必ず専門家（社会保険労務士・弁護士など）に確認することが大切。AIが出した文章はあくまで「叩き台」として活用しよう。
問い合わせ対応の定型文ストック化
総務には「〇〇の申請書はどこにありますか」「有給の残日数を教えてください」といった問い合わせが繰り返し来ることが多い。よくある質問と回答をAIに整理してもらい、FAQページや社内チャットbot（自動応答システム）に組み込むと、対応工数を大幅に減らせる。
人事業務でAIが活躍できる場面
採用関連メールの文章作成
応募者への書類選考結果通知、面接日程の調整メール、内定連絡、辞退連絡への返信……採用担当者はとにかく文章を書く機会が多い。これもAIが得意な分野だ。
「〇〇職への応募者に対して、書類選考を通過した旨と面接日程を伝えるメールを書いて」と指示すれば、丁寧なメール文がすぐに出てくる。テンプレートとして使える文章のストックを作っておくと、採用の繁忙期でもスムーズに対応できるようになる。
求人票・募集要項の作成サポート
求人票を書くのは意外と難しい。「どんな人に来てほしいか」「どんな仕事内容か」を、求職者に伝わりやすい言葉で書くには、ある程度の文章力が必要になる。
AIに職種・業務内容・求めるスキル・職場の雰囲気などをまとめて渡すと、読みやすい求人票の文章を作ってもらえる。あとは自社の言葉に調整するだけでいいので、採用担当者の負担がかなり軽くなる。
勤怠データの集計・異常値チェック
毎月の勤怠データを確認して、残業超過や有給未取得を把握する作業も、AIや自動化ツールで効率化できる。ExcelデータをAIに読み込ませて「残業時間が月40時間を超えている社員を抽出して」といった分析をさせることも可能だ。
さらにn8nやMake（以前はIntegromatと呼ばれていた）などの業務自動化ツールを組み合わせると、「勤怠システムから自動でデータを取得→AIで分析→担当者にアラートメールを送る」という一連の流れを自動化することもできる。
「定型業務の自動化」で何が変わるのか
ここまで紹介してきたような定型業務を自動化・効率化すると、何が変わるのか。一言でいうと、「人が本当にやるべき仕事に時間を使えるようになる」ということだ。
経理担当者であれば、数字の分析やキャッシュフローの改善策を考える時間が増える。総務担当者であれば、社員が働きやすい環境づくりに注力できる。人事担当者であれば、採用候補者との対話や社員育成の設計に集中できる。
AIに任せるのは「毎回同じような判断で処理できること」であって、例外対応・最終判断・人との対話は引き続き人間が担う。この役割分担がうまくいくと、チーム全体の生産性は確実に上がる。
まずは「一番時間がかかっている定型作業」から試してみよう
いきなりすべての業務を自動化しようとしなくていい。まずは「今月、自分が一番時間をかけた定型作業は何だろう」と考えてみてほしい。その作業をAIで少し楽にできないか、試してみることがスタート地点になる。
「うちの会社の場合、どこから始めればいいか分からない」という場合は、ぜひ一度相談してみてほしい。業務内容を整理したうえで、どのAIツールや自動化の仕組みが合っているかを一緒に考えることができる。経理・総務・人事の定型業務は、思っている以上にAI活用の余地が大きい分野だ。
