内容を読み取る
メール本文、PDF、フォーム、 画像などから必要な情報を抽出し、 処理できるデータへ変換します。
OFFICE AUTOMATION AGENT
繰り返す事務作業を、
AIと仕組みに任せる。
メールを読み、必要な情報を抜き出し、 管理表へ入力し、文書を作り、 担当者へ連絡する。 毎日繰り返している事務処理を、 一つの連続した流れとして自動化します。
すべてを無条件に自動処理するのではなく、 業務ルール、金額、期限、顧客区分などを確認し、 判断が必要な案件だけ人へ戻すことも可能です。 Three B Digital Labが業務を整理し、 Crayon Boxの開発チームと実際の仕組みへ落とし込みます。
書類読み取り データ入力 文書生成 承認フロー 既存システム連携
01
READ 情報を読む
02
PROCESS 判断・処理
03
COMPLETE 登録・通知
AUTOMATE THE ROUTINE
「読む・写す・作る・送る」を、
一つの業務フローへ。
事務作業は完全に同じ処理の繰り返しとは限りません。 文章や書類の内容を理解するAIと、 確実な登録・保存・送信を行うプログラムを組み合わせることで、 実務に近い自動処理を構築します。
ルールに沿って判断
金額、期限、顧客区分、 担当部署などの条件を確認し、 処理経路を切り替えます。
例外だけ人へ戻す
判断が難しい案件や重要処理は、 自動送信せず担当者の確認待ちへ送ります。
AUTOMATION TARGETS
バックオフィスの反復業務を、
実際の運用に合わせて自動化。
特に、処理回数が多く、 入力と出力の形がある程度決まっている仕事は、 自動化による効果を出しやすい領域です。
01 DOCUMENT
請求書・申込書処理
必要項目の抽出、 形式チェック、 担当者への通知、 台帳登録やファイル名の統一まで行います。
02 DATA ENTRY
データ入力・転記
フォーム、CSV、メールなどから 必要な情報を取り出し、 管理表やデータベースへ登録します。
03 EMAIL
定型メール作成
受付連絡、進捗案内、 期限通知、必要資料の依頼などを 案件内容に応じて作成します。
04 REPORT
報告書・集計資料
案件データをまとめ、 指定された構成で報告文、 表、要点などを作成します。
05 FILE MANAGEMENT
ファイル整理
ファイル名、保存先、 顧客別フォルダ、案件番号などを統一し、 検索しやすい状態へ整理します。
06 CRM / CASE
顧客・案件情報整理
問い合わせ内容、連絡履歴、 担当者、進捗状況をまとめ、 次に必要な対応を分かりやすくします。
SAFE AUTOMATION FLOW
受付から記録まで、
5段階で安全に処理。
受け取ったデータをそのまま処理するのではなく、 抽出・検証を行い、 必要な場合は人の承認を挟んでから 登録や通知へ進めます。
- 01 RECEIVE
受付
メール、フォーム、 ファイルアップロード、 定時処理などからデータを受け取ります。
- 02 EXTRACT
情報を抽出
氏名、日付、金額、 分類などの必要項目を読み取り、 共通形式へ整えます。
- 03 VALIDATE
内容を検証
必須項目、重複、 形式、ルール違反などを確認し、 不明点を検知します。
- 04 PROCESS
処理・承認
通常案件は処理を進め、 重要案件や例外は 担当者の確認待ちへ切り替えます。
- 05 RECORD
記録・通知
処理結果、エラー、 承認履歴などを保存し、 必要な相手へ通知します。
EXAMPLE
例えば「請求書処理」なら、
ここまで一つにつなげられます。
01 受信 PDFを受け取る
→ 02 読取 金額・日付等を抽出
→ 03 確認 重複・形式を検証
→ 04 承認 条件により人へ
→ 05 完了 登録・保存・通知
✓
AIだけでなく、従来型のプログラム処理を組み合わせます。
書類の意味を理解する部分はAI、 データベースへの登録やファイル保存など 決められた操作はプログラムに任せることで、 精度と安定性の両方を考えます。
AUTOMATION LEVEL
最初から完全自動にせず、
業務に合ったレベルから。
仕事の重要度やルールの明確さによって、 人の関わり方を変えます。 必要なら小さく始めて、運用結果を見ながら拡張できます。
01
ASSIST
支援型
AIが下書きや候補を準備し、 最終的な操作は人が行います。
- 要約・下書き作成
- 候補の提示
- 人が確認して実行
02
SEMI AUTO
半自動型
通常案件は自動処理し、 例外だけを人へ戻します。
- 通常案件を自動登録
- ルールで処理を分岐
- 例外のみ人が確認
03
CONTINUOUS
連続自動型
受付から登録、 通知、保存までを連続して動かします。
- 工程を一連で自動処理
- ログ・エラーを記録
- 人は監視と改善を担当
H
HUMAN FIRST
人を減らすためではなく、
人が判断に使える時間を増やす。
確認、相談、改善、顧客対応など、
人にしかできない仕事へ時間を使える状態を目指します。
最終判断や責任が必要な工程は人に残し、
転記、整理、定型文書作成などの反復作業を
AIとシステムへ移します。 SYSTEM CONNECTION
現在使っている仕組みを、
できるだけ活かします。
新しいシステムへすべて入れ替えるのではなく、 既存環境と接続できる方法を確認し、 必要な部分だけ自動化することも可能です。
WordPress
フォーム、投稿、会員情報などとの連携。
メール
受信・分類・返信案・通知などを接続。
PDF・書類
書類から必要項目を抽出してデータ化。
表計算・CSV
既存の管理表への入力や集計処理。
外部サービス
APIなどを使って他サービスと連携。
顧客・案件データ
問い合わせや履歴を整理して次工程へ接続。
OUR TEAM
現在の事務フローを理解して、
実際に動く仕組みへ。
Three B Digital Lab
- 現在の事務フロー確認
- 自動化対象の整理
- 人が残る工程の設計
- 導入範囲・優先順位のご提案
- プロジェクト窓口
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Crayon Box
- AIエージェント開発
- データ抽出・検証処理
- 条件分岐・承認機能
- WordPress・API連携
- テスト・ログ・エラー制御
FAQ
自動事務処理について
よくあるご質問
現在のExcelやPDFを使った運用からでも、 自動化できる範囲を確認できます。
紙やPDFの書類も処理できますか？
書類の内容や品質によりますが、 PDFや画像から必要項目を抽出し、 確認用のデータへ変換できます。 読み取り結果を検証する工程も組み込めます。
現在のExcelやGoogleスプレッドシートを使えますか？
既存の列構成や運用方法を確認し、 利用可能な方法があれば、 現在の表を活かした自動入力や集計も検討できます。
誤った内容が自動送信されるのが心配です。
送信前承認、 必須項目チェック、 禁止条件、 例外時の保留などを設定し、 重要な処理は人が確認してから実行できます。
一部の業務だけで試すことはできますか？
可能です。 対象部署や一つの業務へ範囲を限定し、 実際の効果や運用上の問題を確認してから 他の工程へ広げる方法もあります。
OFFICE AUTOMATION CONSULTING
毎日繰り返している事務作業を、
一度見直してみませんか？
現在の仕事を確認し、
AIに任せる処理、
プログラムで自動化する処理、
人が確認すべき工程を整理してご提案します。 CONSULTING & DESIGN THREE B DIGITAL LAB